Manajemen Waktu dan Aktivitas

 

Setiap orang mendapatkan “hadiah” yang sama setiap hari: waktu, energi, dan pilihan. Time, energy, and choice yang dikelola dengan baik merupakan aset untuk sukses. Dibandingkan dengan metode manajemen waktu, manajemen aktivitas berdasarkan waktu merupakan pilihan yang lebih efektif, menurut Mark Woods dan Trapper Woods dalam buku mereka Attack Your Day! Before It Attacks You.

Kelolalah ketiga hal ini dengan baik, maka sukses sudah di tangan. Pasti!

Manajemen waktu yang ditawarkan Mark dan Trapper ini berbasis aktivitas. Intinya, pilihlah aktivitas dengan prioritas tinggi, catat dengan baik, kelola dengan baik, jalankan dengan baik, dan fokuslah dengan tepat. Dalam Bahasa Inggrisnya: choosing activities, tracking activities, arranging activities, flexicuting activities, and focusing on activities.

Choosing activities. Tentukan dulu hasil yang mau dicapai, setelah itu baru jalankan tahapan-tahapannya. Contohnya, Anda ingin memiliki rumah seharga Rp300 juta dalam 3 tahun, maka hitunglah berapa yang perlu Anda tabung dalam setiap tahun. Bagilah dalam 12 bulan, sehingga Anda mendapatkan jumlah bulanannya, mingguan, dan harian. Demikian pula jika Anda ingin membentuk six-pack abs dalam 90 hari, maka hitunglah berapa sit-up yang perlu Anda lakukan per hari.

Tracking activities. Gunakan jurnal dalam bentuk kertas maupun elektronik, bisa di BB atau iPhone atau smartphone lainnya. Buatlah list of things to do setiap hari. Gunakan warna yang berbeda untuk prioritas yang berbeda. Ada kegiatan bulanan, ada kegiatan mingguan, dan ada kegiatan harian. Kegiatan tahunan misalnya medical check-up juga perlu dituliskan di dalam jurnal kegiatan.

Arranging activities. Fase ini bisa juga disebut sebagai fase perencanaan aktivitas. Namun dibandingkan dengan “merencanakan,” arranging lebih tepat di terjemahkan sebagai “mengelola” aktivitas. Tandai jam-jam di mana Anda merasa paling kreatif. Kesempatan ini bisa ditemui untuk diskusi dengan tim, atau mengisolasi diri dari orang lain supaya bisa fokus untuk hal-hal yang butuh konsentrasi tinggi.

Juga jangan lupa untuk mengalokasikan waktu paling tidak 30 sampai 60 menit per hari untuk berolah raga, menjernihkan pikiran, meditasi, atau mengisi jurnal perencanaan hari berikutnya.

Flexicuting activities. “Flexicuting” berasal dari dua kata yang digabungkan “flexible” dan “executing” atau flexible execution. Dalam eksekusi, tidak perlu terlalu kaku mengikuti perencanaan yang telah ditulis di jurnal. Namun usahakan supaya tidak ada interupsi maupun distraksi yang mengganggu kelancaran aktivitas.

Jalankan aktivitas dari yang berprioritas tertinggi, satu per satu sehingga selesai secepatnya dengan minimal revisi.

Focusing on activities. Belajarlah untuk menolak hal-hal yang di luar prioritas Anda pada hari ini, minggu ini, bulan ini atau bahkan tahun ini. Namun “interupsi” yang membangun aktivitas yang telah direncanakan tentu saja boleh dipertimbangkan.

Intinya adalah fokus pada aktivitas namun membuka diri terhadap hal-hal membangun dan menutup diri terhadap hal-hal yang membebani aktivitas maupun memperlemah hasil akhir yang diharapkan. Internet surfing, misalnya bisa menjadi faktor akselerasi aktivitas apabila digunakan untuk riset. Namun ia bisa menjadi faktor yang memperlemah hasil akhir apabila ternyata digunakan untuk hal-hal yang fun saja.

Banyak orang kurang bisa menolak ketika tugas maupun aktivitas ditambah. Tentu saja apabila supervisor Anda yang meminta, maka wajib diterima dan dijalankan. Namun sering kali hanya teman di luar pekerjaan yang minta tolong ini dan itu. Maka ini harus dengan tegas dan ramah ditolak.

Akhir kata, setiap hari kita diberi 24 jam serta hadiah waktu, energi, dan pilihan. Bagaimana kita mengalokasi waktu setiap jamnya dengan aktivitas-aktivitas yang mendekatkan kita ke tujuan merupakan tantangan yang perlu dijalankan setiap hari. Setiap hari adalah pilihan untuk menuju masa depan yang lebih baik.

Kesuksesan sendiri adalah mindset dan instrumen-instrumen yang digunakan adalah waktu, energi, dan pilihan.

___________

Jennie S. Bev (penulis berprestasi internasional, pebisnis, dan pengajar bermukim di California. Ia bisa dijumpai di JennieSBev.org). Tulisan-tulisan selengkapnya, dapat juga Anda baca di majalah motivasi LuarBiasa. Informasi: (021) 6339523

http://www.andriewongso.com/articles/details/8143/Manajemen-Waktu-dan-Aktivitas-